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2019/7/8

働き方改革のネックは紙問題?OCRが業務効率を変えた行政の導入事例

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少子高齢化による労働力の不足や2019年4月より「働き方改革法」が順次施行されることに伴い、オフィスワークの効率化に取り組む企業が増えています。一方で、働き方改革における最大のネックは大量の紙文書の存在だともいわれています。そこで近年、これまで紙ベースでしか保管されてこなかったデータの活用や、事務作業の効率化を目指すために取り入れられ始めている地方自治体のOCR(光学認識技術)導入事例についてまとめました。

 

■多摩市と別府市の事例~特定期間の業務集中緩和にAI-OCRとRPAを導入~

OCRが積極的に取り入れられているのは、銀行や保険会社などの金融機関や、地方自治体などの行政、大学の事務などで、いずれも紙ベースでの申請書などがいまだに多く用いられている現場です。

 

東京都多摩市では、特定の時期に作業量が増加する業務があり、長時間勤務の一因となっていました。そこで、AIによる光学文字認識(AI-OCR)とRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション、ロボットによる作業の自動化)によって定型業務を自動化し、作業効率を向上させる取り組みを開始しています。

対象業務は、特定の時期に作業が集中する住民税関連業務(課税課)、児童手当関連業務(子育て支援課)、保育園入所申請書入力業務(子育て支援課)の3つです。

通常のOCRでは、あらかじめ項目の位置を定義しなければならず、非定型帳票の正確な読み取りは難しいとされています。一方、AI-OCRはAIが項目に書かれている内容を抽出して紐づけするため、項目の位置を指定する必要がなく、非定型文書の読み取りも可能です。また、手書き文字の認識も可能なため、行政機関の各種申請書の読み取りなどにも向いているといえます。

多摩市と別府市の事例~特定期間の業務集中緩和にAI-OCRとRPAを導入~|人工知能を搭載した製品・サービスの比較一覧・導入活用事例・資料請求が無料でできるAIポータルメディア

大分県別府市でも、行政業務の効率化に向けてRPAを導入します。対象の15業務に関して、システム上でのデータ入力ミスの削減、入力結果確認作業の時間短縮や確認漏れの削減といった作業品質の向上を目指し、職員は軽減した作業時間を別の業務に振り向けます。将来的には対象業務を拡大し、多摩市と同様にRPAとAI-OCRの連携処理の実施も視野に入れるとのことです。実証実験では既に、作業時間の85.2%、年間1078時間の削減効果が認められたといいます。

(参照:IT Leaders 多摩市がAI-OCRとRPAの実証実験、住民税や児童手当など特定時期に増える作業を自動化)
(参照:クラウドWatch UiPath、別府市にRPAソフトウェアを提供)

 

 

■「紙」問題の解決にはOCR導入後のシステム構築が重要

ペーパーレス化が叫ばれる現代であっても、いまだに多くの紙が飛び交っている現場も多いことでしょう。取引先ごとに違う形式で送られてくる大量の請求書やFAX文書など、OCRでデータ化しにくい非定型文書も数多くあります。

物理的なメディアである紙は、一覧性があるというメリットの一方で、保管場所をとる、過去のデータを参照しにくいといったデメリットがあります。また、紙の紛失によるデータ漏えいの懸念もあります。

ただ、紙媒体のデメリットを説き、「よしペーパーレス化だ!」と号令をかけたところで、成功に至らなかった例は枚挙にいとまがありません。

ペーパーレス化とは、単に紙をOCRなどによって電子化することではなく、電子化したデータを便利に利用するためのシステムを構築することに主眼があります。電子データの最大メリットは検索性の高さです。過去の書類を検索して内容を確認するだけでなく、テンプレートとして活用し、事務作業の効率化を図ることもできます。

また、電子データは複数の拠点から参照できる点も強みです。働き方改革やBCP(事業継続計画)の観点から、在宅勤務などリモートワークが広がりつつあります。紙データの電子化によって遠隔地からであってもデータにアクセスできれば、オフィス外からの勤務も容易になるでしょう。

働き方改革の最大ネックである「紙」問題の解決には、効率的にデータを活用するペーパーレス化が欠かせないのです。

 

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