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最終更新日:2019/11/8

OCRはオフィス文書のデジタル化に有効?無料のフリーソフトで試してみよう!

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OCRはオフィス文書のデジタル化に有効?無料のフリーソフトで試してみよう!|AI・人工知能製品・サービスの比較一覧・導入活用事例・資料請求が無料でできるメディア

OCR(光学認識技術)とは、紙文書のデータを読み込んでデジタル化する技術のことです。日本のオフィスワーカーの生産性向上を阻む壁のひとつに、大量の紙文書の存在があるとされており、OCRの活用がその解決につながると期待されています。ただ、新たなソフトウェアや技術を導入する時に、まずはスモールスタートで始めてみたいというニーズはあるでしょう。そうした方におすすめしたいのが、フリーソフトの活用です。

■意外な盲点?!身近なGoogleドライブでもOCRが無料で体験できる

フリーのOCR活用の第一歩としておすすめしたいのが、GoogleドライブのOCR文字抽出機能です。使い方は簡単で、データ化したいPDFファイルや画像ファイルなどをGoogleドライブにアップロードし、Googleドキュメントで開くだけ。Googleのサービスのひとつなのでもちろん無料で使えますし、操作も簡単です。それでいて漢字の識字率などもかなり高度で、日本語の縦書き文書などにもある程度対応しています。

意外な盲点?!GoogleドライブでもOCRが利用できる|AI・人工知能製品・サービスの比較一覧・導入活用事例・資料請求が無料でできるメディア

最近の学生は、黒板の板書をスマホで撮影してOCRを使ってデータ化、という使い方もするのだとか。身近なGoogleのサービスで、OCRを無料体験できるのは盲点といえるのではないでしょうか。

文字認識の精度はまだ完璧とはいえないかもしれませんが、GoogleはAI・人工知能による学習機能を取り入れており、他のサービスに比べて圧倒的に利用者の母数が多いので、次第に精度は改善されていくと考えられます。

また、Googleによると以下のポイントを抑えれば、よりOCRの精度が高まるとのことです。

 

・ファイル形式はJPEG、PNG、GIF、PDF(複数ページのドキュメント)のいずれか

・ファイルサイズは 2 MB 以下にする

・テキストの解像度は高さ 10 ピクセル以上にする

・ドキュメントを正しい向きで取り込む。画像の向きが間違っている場合は、回転させてから Google ドライブにアップロードする

・ Google ドライブではドキュメントの言語は検出されない

・フォントは、Arial や Times New Roman のような一般的なフォントを使用する

・明るさが均一でコントラストがはっきりしたシャープな画像が最適

 

また、Evernote(エバーノート)にも標準でOCR機能が備わっています。ただ、Googleドライブのようにテキストとして文字起こしはできず、一部機能は有料です。

(参照:Googleドライブ ヘルプ PDF や写真のファイルをテキストに変換する)

 

 

■面倒な請求書や領収書の処理もAI-OCRで

オフィス業務でのOCR活用で効果が期待されているのが、請求書の読み取り作業です。

月末になると請求書が大量に送られてくるものの、取引先ごとに形式はバラバラ。既存のOCRソフトではうまく読み取りができず、結局人力での読み取りと入力作業が必要・・・・・・という悩みを抱えている企業も多いかもしれません。

そうした場合に活用したいのが、一歩進んだOCR技術「AI-OCR」です。人工知能とOCRを組み合わせることで、フォーマットがばらばらの請求書のような非定型帳票もスムーズにデータ化してくれます。「請求書の枚数が多く、入力作業に時間かかる」「入力ミスが多く、データのチェックや修正に時間をとられる」「正確性を期すためにダブルチェック、トリプルチェックが必要」といったケースには、AI-OCRの活用を検討するとよいかもしれません。

請求書の読み取りに特化したOCRソフトウェアとしては、100枚の請求書をたった3分で処理する「sweeep」などがあります。

 

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また、領収書をスマホで撮影してアップロードするだけで経費精算レポートが作成できる「FEEDER 」なども便利ですね。

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フリーソフトでは、AI-OCRを活用して請求書の読み取りに特化した高度なものはまだ出ていないかもしれませんが、有料ソフトの中にも機能を限定した体験版やある一定のトライアル期間を無料で設けているものもあるので、そうした機会を利用して検討してみるのも良いかもしれません。

 

 

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