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議事録をAIが自動作成!文字起こしツールを機能別に紹介!

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近年は、AI・人工知能の活用によって「ホワイトカラー業務の自動化」に注力する企業も増加しており、ますますAIへの注目度は高まってきています。特に、人手不足が課題となっている企業にとっては、いかに従業員一人ひとりの業務負担を軽減できるかが重要なポイントとなるため、少子高齢化が進む日本ではますますAIの需要は増していくでしょう。

そのような中で、特に大きな注目を集めているサービスのひとつに「議事録自動作成AI」が挙げられます。この議事録自動作成AIとは、どのようなものなのでしょうか。今回は、議事録自動作成AIの機能やメリットに加え、代表的なサービスを詳しくご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

■議事録自動作成AIとは?

■AI議事録自動作成サービスとは?

議事録自動作成AIとは、会議の音声を自動で文字起こし(テキスト化)してくれるツールのことです。AI(人工知能)が搭載されているため、音声認識機能を活用し、高い精度で人が話す言葉を文字列に変換させることができます。

そもそも言葉というものは、調節器官を用いて発せられるものであり、人間の目には見えない音波として耳に届きます。音声認識技術は、その音波を読み取った上で音の最小構成単位の「音素」を特定し、テキストに変換していくという仕組みです。ちなみに「音素」は、日本語の場合だと以下のようなものが該当します。

  • あいうえお(母音)
  • ん(撥音)
  • 23種類の子音

たとえば、「おはよう」という言葉の場合、音素として抽出すると「o-h-a-y-o」となり、アルファベット一つひとつが音素となるわけです。この音素をもとにしてテキスト化を行っていくのが、音声認識の仕組みとなります。

ちなみに、テキスト化までのプロセスは以下の通りです。

  1. マイクなどの音声入力装置で人の声を録音
  2. ノイズや雑音といった不要な音声を取り除く
  3. 音波から音素を特定する
  4. 音素の並びを特定した上で単語に変換していく
  5. 単語の並びから文章を作成し、テキスト化する

上記のプロセスからもお分かりいただけるように、ただ音素を抽出しただけではテキスト化を行うことはできません。音素を特定し、意味のある単語として認識させることが必要になるのです。

 

●議事録自動作成AIを導入するメリット

そんな議事録自動作成AIを利用することで得られるメリットとしては、主に以下の3点が挙げられます。

  • 業務スピードの向上が期待できる
  • より価値のある業務にフォーカスすることができる
  • 外国語が得意ではなくても会議に参加できるようになる

これら3つのメリットについて、詳しくみていきましょう。

 

・業務スピードの向上が期待できる

最も大きなメリットとして挙げられるのは、業務スピードの向上が期待できるという点でしょう。これまで、議事録の作成業務はすべて手作業で行うのが一般的でした。そのため、議事録担当者が会議中に手書きで議事録を取ったり、パソコンで議事録を取ったりする必要があったわけです。

また、すべての内容を一度で完璧に聞き取れるとは限らないため、場合によってはレコーダーを聞き直して加筆しなければならないケースもあります。そのような作業を経た上で、体裁を整えて議事録として社内に共有していくので、どうしても社内への共有までに時間を要してしまうことが多かったのです。

このような方法では、一日に多くの会議が設けられている日には対応が追いつかなくなってしまうことも少なくありません。その点、議事録作成に音声認識機能を活用すれば、議事録の作成にかかる時間を大幅に削減することが可能になります。つまり、議事録作成担当者の負担を軽減させられるだけでなく、社内全体の業務スピードも向上させられるということです。生産性の向上につながるという点でも、議事録作成の効率化には大きなメリットがあるといえるでしょう。

 

・より価値のある業務にフォーカスすることができる

担当者が議事録の作成業務にリソースを取られている間、その他の業務には手を回すことができなくなってしまいます。とはいえ、議事録の作成を後回しにしてしまえば、会議の内容を共有するのが遅れてしまうため、結果的に社内全体の業務効率の悪化につながってしまいかねません。特に近年は人手不足が深刻化していますので、いかに業務効率を高めるかという点は重要なポイントといえるわけです。

そのような点を踏まえると、音声認識機能を活用して議事録作成を行えば、より効率的に議事録を作成できるだけでなく、担当者が価値のある業務にフォーカスできるというメリットも生まれます。それは、事業やプロジェクトを成功に導く上でも大きな魅力といえるのではないでしょうか。

 

・外国語が得意ではなくても会議に参加できるようになる

海外の企業とのやり取りが頻繁に発生する企業の場合、外国語で会議が行われるというケースも少なくありません。そのような企業の場合、外国語ができない人は、誰かに通訳してもらったり、会議後に翻訳された資料を読み込んだりする必要がありました。

しかし、翻訳機能のある議事録作成ツールを活用すれば、外国語ができない人でもスムーズに会話内容を把握できるようになるため、より積極的に会議に参加することが可能になるのです。

 

議事録自動作成AIのメリットを3つご紹介しましたが、デメリットもあります。文字起こしの精度が低いツールを導入すると、誤字脱字の修正など、業務効率化のために議事録自動作成AI導入をしたのに工数が増えて非効率になる恐れがあります。ですから、文字起こしツールを比較・検討し、自身にぴったりな精度の高い議事録自動作成AIを導入することが大切です。

 

●議事録自動作成AIの機能

議事録自動作成AIに搭載されている主な機能としては、以下の3つが挙げられます。

・音声のテキスト化
・タスクの自動抽出
・翻訳を組み合わせた他言語会議機能

これら3つの機能について、詳しくみていきましょう。

 

・音声のテキスト化

議事録自動作成AIにおけるメインの機能です。会議の会話をリアルタイムで解析し、テキストに変換することができます。録音した音声ファイルを読み込ませて音声に変換することも可能です。また、サービスによっては自社専用の辞書を作成することができるケースもあります。この場合、辞書を活用して独自の専門用語でも正確にテキスト化できる環境が構築可能です。

 

・タスクの自動抽出

サービスによっては、AIがテキスト化した内容を読み取って「いつまでに何をする」などのタスクを自動抽出できるものも存在します。また、重要なキーワードを自動抽出し、議事録として残すことも可能です。会議のメンバー同士で重要な情報を共有できるため、対応の漏れを防ぐことができるでしょう。

 

・翻訳を組み合わせた他言語会議機能

こちらも一部のサービスだけに搭載されている機能ですが、英語や中国語といった他言語への翻訳機能が搭載されているサービスであれば、さまざまな国籍のメンバーが集う会議でも問題なく議事録を作成することができます。通訳を介さなくても、翻訳されたテキストを見ながらリアルタイムで会議を進められるのは大きなメリットといえるでしょう。

 

●議事録自動作成AIの選び方のポイント

現在は、さまざまな種類の議事録自動作成AIが存在するため、自社にとって最適なサービスを選択することが重要になります。では、具体的にどのような点に着目してサービスを選べば良いのでしょうか。

議事録自動作成AIを選ぶ上で特に重要といえるのは、以下の3点です。

 

・音声認識とAIの学習精度

ツールによって、音声認識の精度には差があります。そのため、会議の内容をしっかりとテキスト化できるかどうか、無料トライアルや無料プランを活用して確かめることが重要です。
また、社内で頻繁に使用する商品名(サービス名)などの専門用語に関しては、修正・登録によってAIに学習させるのが一般的ですが、中にはそれらの作業をオペレーターに依頼できるサービスも存在します。

 

・編集やデータ出力、連携が簡単に行えるか

基本的に誤字・脱字が見つかった場合、編集作業が必要となりますが、その編集作業はサービスによって大きく異なります。そのため、編集作業を行いやすいサービスかどうかも、重要なポイントといえるでしょう。テキストに基づいて音声データが時系列で保存される機能が搭載されているサービスなどは、編集作業も効率的に進めることが可能です。また、カレンダーに連携できる機能が備わっていれば、より簡単にタスク管理を行うことができるでしょう。

 

・スマホやタブレットに対応しているか

議事録自動作成AIで音声を収録する場合、外部接続のマイクを利用するのが一般的です。ただ、サービスによってはスマホやタブレットで音声収録が行えるものも存在します。社内勤務だけでなく在宅勤務の従業員もいる場合など、会議の発言者が変わりやすいWeb会議で利用する場合には、外部接続マイクだけでなく、スマホ・タブレットでの音声収録機能も備わっているサービスがおすすめです。

 

■音声認識を活用した文字起こしツールを機能別に比較

ここからは、音声認識を活用した文字起こしツールの特徴を、機能別に比較していきましょう。

 

 ●サポート充実でおすすめ

 

●「COTOHA Meeting Assist」

(参照:議事録作成支援サービス COTOHA Meeting Assist | NTTコミュニケーションズ 法人のお客さま)

COTOHA Meeting Assistは、会議の発言をリアルタイムにテキスト化し、書き起こしの手間を減らすことができる議事録自動作成AIです。マイクからの音声をリアルタイムにテキスト化できるほか、「明日までに提案書を作成する」といった宿題事項になりそうな発言をAIが自動認識して「タスク」としてラベル付けし、内容の分類・整理などもサポートします。

昨今はリモートワークが増加しており、それに伴ってオンラインでの打ち合わせやセミナーの開催も増えています。COTOHA Meeting Assistは、NTTコミュニケーションズが提供するWeb会議サービスをはじめ、Microsoft Teams、Zoomなどとの併用も可能なため、リモートワークにおいても有効活用できるでしょう。

 

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●「ObotAI Minutes」

(参照:ObotAI Minutes – 学習する多言語AIチャットボット/多言語AIアドバイザー – ObotAI(オーボットエーアイ))

多言語AI文字起こしツール「ObotAI Minutes」は、Web会議の内容を100言語以上へ自動翻訳し、AIが自動で文字起こしを行うサービスです。会議内容は多言語での議事録としてダウンロードすることもできます。

「議事録の作成に多くの時間を費やしている」「海外との会議の際、外国人とのコミュニケーションがなかなか計れない」「過去の会議内容を再確認したいが、ファイルの保存場所やどのような内容だったのかすぐに検索できない」といった悩みを持つ人にとって、多くのメリットがあるツールといえるでしょう。

 

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●「バトンタッチ」

(参照:バトンタッチ|AI文字起こしで伝言ゲームを解消するクラウド型電話システム|開発元:株式会社N2i(エヌツーアイ))

バトンタッチは、電話のテキスト化とチャット機能で伝言ゲームを解消するクラウド型電話システムです。AIの活用によって音声を可視化することができるため、言った言わないのトラブルが発生しません。電話のデータ分析で解約率の抑制、成約率アップ、生産性の向上につなげたい企業にとって、多くのメリットが得られるツールといえます。

また、通話ごとに作成される「バトン」には、テキスト化された通話内容と録音データを管理するのみでなく、チャット機能も搭載されています。そのため、バトンごとに関係者と共有でき、正確でスピーディーな報連相を実現可能です。

 

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●「AI Log」

(参照:コンタクトセンター向け応対品質管理支援サービス AI Log | sandi AI)

AI Logは、お客様とオペレーターの通話内容を録音した音声データを自動でテキスト化するとともに、テキスト化された内容をチャット形式で表示します。法令違反やガイドライン違反になり得る「禁則ワード」の使用や「お客様に必ずご説明すべきこと」をお伝えできているかなどの「必須ワード」を検索条件に、確認すべき通話の効率的な抽出が可能です。コンタクトセンターにおける応対品質管理業務を劇的に効率化させます。

そんなAI Logは、コンタクトセンター事業会社との共同開発によって生まれました。実運用を想定した使いやすいインターフェースの提供が実現されています。音声認識率の向上を専門チームがサポートするため、音声認識率向上に対するユーザーの負担や不安を払拭することが可能です。

また、取り込み日時や通話日時、オペレーター名、電話番号などの基本的な検索はもちろん、フリーワード検索や禁則ワード検索により効率的に確認すべき通話を抽出する機能も備わっています。さらに、法令違反やガイドライン違反につながる「禁則ワード」の自動検出で、確認すべき通話を効率的に選別することも可能です。

 

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●リアルタイム文字起こし

 

・AmiVoice ScribeAssist

・AmiVoice ScribeAssist

(参照:AmiVoice® ScribeAssist|製品情報|音声認識の株式会社アドバンスト・メディア)

オンライン/オフラインといった会議形態、WEB会議システムの種類を問わず使用できる、文字起こし支援アプリケーションです。リアルタイム認識・バッチ認識に対応しており、会議音声の録音、音声認識、テキストの編集、文字起こし内容の出力までをワンストップで行うことができます。スタンドアローン型のため、情報漏洩のリスクがなく、機密情報などを扱う会議でも安心してご利用することが可能です。2020年6月の発売から、現在50社以上の企業・自治体に正式導入されています。

 

・Texta

・Texta

(参照:Texta|オフィシャルサイト)

Textaは、Web会議の音声を自動で文字起こしできる議事録作成支援ツールです。会議の内容をリアルタイムでテキスト化でき、時間短縮や業務効率化につなげることができます。そんなTextaにはフリープランも設けられているため、「どのくらいの精度で文字起こしできるのか試してみたい」というユーザーにも最適なツールといえるでしょう。フリープランは利用可能時間が無制限となっていますが、有料プランで利用可能な「音声ファイル文字起こし」「ファイル管理機能」などは搭載されていません。そのため、本格導入を検討する際のお試しとしてフリープランを活用するのが有効でしょう。

 

・CLOVA Speech

・CLOVA Speech

(参照:CLOVA Speech | LINE CLOVA公式サイト)

CLOVA Speechは、ノイズが含まれるような環境下でも日本語や韓国語等の言語を正確に音声認識し、文字に変換することができるサービスです。リアルタイム解析に特化したモデルが提供されているのが大きな特徴であり、LINE CLOVAの開発過程で蓄積されたコーパスや自然言語処理技術の活用によって、高い精度での文字起こしが実現されています。また、長時間の音声データ解析も問題なく行えるという点は、大きな魅力といえるでしょう。

 

●多言語翻訳に対応

 

・AIGIJIROKU

・AIGIJIROKU

(参照:AI GIJIROKU | alt Inc.)

AIGIJIROKUは、ZOOM連携にも対応した議事録自動作成AIです。30ヶ国語に対応しており、リアルタイムで翻訳を行うことができます。そのため、さまざまな言語が飛び交う会議においても、スムーズに記録を行うことができるでしょう。また、AIGIJIROKUにはフリープランが設けられており、議事録のチュートリアルと閲覧を行うことができます。議事録の収録を行う場合には有料プランへの加入が必要となりますが、どのようなメリットがあるのか把握する上ではフリープランも有効活用できるでしょう。

 

・GIJI

GIJI

(参照:GIJI -ギジ-  リアルタイム議事録共有サービス)

GIJIは、議事録における「書く」「共有する」「参照する」という3つの作業を効率化させることができる議事録自動作成サービスです。重要項目をラベル付けする機能など、効率化につながる編集機能が多く備わっています。また、作成中の議事録はリアルタイムでメンバーと共有できるため、全員で共有しながらの議事録作成も可能です。さらに、議事録はフォルダごとに管理されるため、メールを見返すことなく簡単に過去の議事録を参照できます。
小規模のチームや非営利団体向けの無料プランが設けられているのも大きな魅力といえるでしょう。

 

・オンヤク

・オンヤク

(参照:議事録&通訳ツール|「オンヤク」)

オンヤクは、世界110言語の音声翻訳に対応(2020年9月時点)した議事録&通訳ツールです。日本語、英語、フランス語、スペイン語など、さまざまな言語に対応しているため、さまざまな言語が用いられる会議でも問題なく議事録を作成することができます。
そんなオンヤクにはPC版とモバイル版の2つがラインナップされており、PC版ではWeb会議システムと同時に立ち上げて自分・相手の音声を表示させたり、翻訳したりすることができます。モバイル版では、Web会議の会話をスマホ上で翻訳することが可能です。PCでオンヤクが使えないときに重宝するでしょう。

 

・WorkStyleRecorder

・WorkStyleRecorder

(参照:WorkStyleRecorder リアルタイム文字起こしでWeb会議の課題を解決)

WorkStyleRecorderは、Microsoft Teams、Skype for Business、Zoom、Cisco WebexといったさまざまなWeb会議ツールに対応した議事録自動作成AIです。会話をリアルタイムでテキスト化できるため、議事録の作成にかかる負担を大幅に減少させることができます。無料トライアルが設けられており、インストール不要ですぐに使える点も大きな魅力のひとつといえるでしょう。

 

●クラウド型

 

・NotePM(ノートピーエム)

・NotePM(ノートピーエム)

(参照:NotePM – テレワーク時代のナレッジ共有ツール (社内wiki))

NotePMは、Wikipediaのように、社員がさまざまな情報を書き込みながら編集・検索・閲覧することで、社内の知りたいことを簡単に確認できるツールです。文書作成、社内wikiのファイル共有、チャット連携など、魅力的な機能が数多く搭載されています。

 

・Dropbox Paper

・Dropbox Paper

(参照:Paper – Dropbox)

Dropbox Paperは、多くの人に利用されているクラウドストレージDropboxの派生サービスです。さまざまな機能が備わっており、「議事録フォーマット」もデフォルトで備わっています。「日時」「参加者」「課題」「ディスカッション」「アクションアイテム」など、議事録を作成する上で必要な要素が揃っているのは大きなメリットといえるでしょう。

 

・Slack

・Slack

(参照:ようこそ、新しい職場へ | Slack)

チャットツールとして多くの人に認識されているSlackでも、議事録を作成することができます。チャットツールの特性ともいえるスレッド機能やポスト機能を利用することで、より気軽に意見を投稿することが可能です。
ただし、音声認識技術が搭載されているわけではないため、会話の内容を自動でテキスト化するなどの機能は備わっていません。情報が次から次へとSlack上に投稿されることになるため、情報がすぐに流れていってしまう点もデメリットといえるでしょう。

 

●ISMS取得

 

・東京反訳会社

・東京反訳会社

(参照:テープ起こし・文字起こしは東京反訳 | セキュリティ重視・ISMS取得)

東京反訳は、議事録のテープ起こし、出張録音テープ起こし、AI学習用文字起こしなどのテープ起こし・文字起こしサービスを提供している企業です。情報セキュリティの向上に取り組んでおり、ISMSの認証を取得しているため、プライバシーにかかわるデータの文字起こしなども安心して依頼することができます。秘密保持契約書(NDA)を結んだ上で文字起こしを依頼できるのも大きな魅力といえるでしょう。

 

・スマート書記

・スマート書記

(参照:音声自動文字起こしサービス「スマート書記」)

スマート書記は、音声と自動文字起こしで議事録作成や共有を圧倒的に効率化できる文字起こしサービスです。リアルタイムの会話や音声ファイルをインポートで文字起こしすることができます。多言語の自動翻訳に対応している点も大きな特徴のひとつです。また、直感的に編集を行える機能が搭載されているのも大きな魅力といえるでしょう。

 

■無料の音声認識を活用した文字起こしツールを紹介

 

●Googleドキュメント

・Googleドキュメント

(参照:Google ドキュメント – オンラインでドキュメントを作成、編集できる無料サービス)

Googleドキュメントには、マイクから入力された音声をリアルタイムで文字に変換することができる「音声入力」という機能が搭載されています。そのため、この機能を活用すれば無料で議事録を作成できるのです。

Googleの音声入力機能の強みは、変換のスピードとその正確性です。タイピング入力だとつまずいてうまく文章が作成できないという人でも、音声入力なら話をする感覚で入力できるのでスムーズに作業が進むということもあるようです。

また、さまざまな端末で使用することができるという点も、Googleの音声入力機能の強みといえるでしょう。Googleドキュメントの音声入力は、Chromeブラウザで使用することができます。Chromeブラウザはパソコンやタブレット、そしてスマホにも使用できるため、それらすべての端末において音声入力が使用できるということです。もちろん、パソコンはWindowsでもMacでも問題ありません。

ただ、Googleの音声入力はパソコンやスマホのマイクに話しかけなくては認識されません。また、紙をめくる音や周囲の雑音によって音声認識が途切れてしまうことも少々あり、雑音が多い複数人での会議の音声をそのまま議事録として文字に起こすというのは難しいかもしれません。

録音した会議の内容を聞きながら自分で読み上げて、それを音声入力機能に認識させて文字化するといった使い方であれば、議事録の作成も可能でしょう。中には、文章を書くことが得意でない方もいらっしゃるかもしれません。そのような方であっても、音声入力であれば自動的に違和感のない文章にしてくれるため、よりスムーズに議事録の作成を行えるわけです。

また、タイピングが得意ではないという方であっても、音声入力であればスムーズに書き起こしすることができるので、そのような方はぜひGoogleドキュメントの音声認識を使用してみてはいかがでしょうか。

 

●ユーザーローカル音声議事録システム

●ユーザーローカル音声議事録システム

(参照:音声議事録システム (無料) – ユーザーローカル)

ユーザーローカル音声議事録システムでも、音声による議事録作成を無料で行うことができます。ログインやユーザー登録を行う必要もないため、「気軽に議事録作成システムを試したい」という人にとっては大きなメリットがあるでしょう。

また、複数の人物の音声認識も同時に行えるので、会議中の議事録作成なども問題ありません。会議中に多く用いられたキーワードの確認を行うこともできるため、後から会議内容を確認したい場合にも便利です。

ただし、テキストの編集機能や会議内容の整理機能などは、他の有料ツールほど充実していないため、より高い精度で議事録を作成したい人には不向きといえるでしょう。あくまでも無料ツールであるということを踏まえた上で、活用していくことをおすすめします。

 

●Texter

●Texter

(参照:Texter iOS App)

Texterは、ユーザーの声を最新のAI音声認識でテキストに変換し、素早く確認することができるツールです。画像、音声、動画など、さまざまなメディアファイルの文字起こしを行うことができ、それらの管理も効率的行えます。リアルタイムの翻訳サービスも搭載されているため、他言語の会議でも問題なく議事録を作成することができるでしょう。

また、最新のAIが搭載されており、強力な音声認識技術によって話者認識できるのも魅力のひとつです。そのため、複数人の会話を前提とする会議でも高い精度で議事録を作成できるでしょう。

 

●Rimo Voice

●Rimo Voice

(参照:Rimo|オフィシャルサイト)

Rimo Voiceは、1時間の音声データを5分前後で文字起こしできる文字起こしサービスです。打ち合わせやオンラインイベントなど、さまざまなシーンで手軽に文字起こしを行うことができます。

そんなRimo Voiceの特徴としては、音声データとテキスト(文字起こしした文章)がシンクしており、文字を選択するだけでピンポイントに該当部分の音声を聞ける点が挙げられます。そのため、長時間録音したものでも、聞きたい部分を簡単にピックアップできます。

 

■議事録作成AIカオスマップであなたにぴったりの議事録作成ツールを探す

AIポータルメディア「AIsmiley」では、議事録自動作成のAIツールをまとめた「議事録作成AIカオスマップ」を公開しております。議事録作成AIは、ツールによって機能や実現できる内容に違いがありますので、自社の課題は何か、どんな結果を実現したいのかという観点から、それぞれのツールの違いを充分に比較検討することが重要です。「議事録作成AIカオスマップ」では、その比較検討を行う上で役立つ各ツールの特徴を掲載しております。

今回のカオスマップは、「議事録作成AIを試したい」という方から「議事録作成を行う最新のAIツールを探している」という方に向け、AIsmileyが独自の主観で、26の製品サービスを取りまとめ、マッピングしたものです。TechCrunchにもご紹介いただき、多くのユーザー様に注目していただいております。当カオスマップは以下のページより請求いただけますので、ぜひご覧ください。

 

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■AIによって書記がいらなくなるかもしれない?

今回は、議事録自動作成AIの仕組みやメリットに加え、代表的な議事録自動作成AIの機能や特徴などをご紹介しました。現在は数多くの議事録自動作成AIが存在しており、それぞれ機能や特徴が大きく異なることがお分かりいただけたのではないでしょうか。

特にAIが搭載されている議事録自動作成サービスは、音声認識技術によって音声を自動でテキスト化できるため、これまでのように人間が手作業で議事録を作成する必要もありません。今後はさらにAIの技術が進化していくことも予想できるため、将来的に議事録作成という作業が自動化される可能性も高いでしょう。

とはいえ、議事録作成を自動化する際も、議事録作成を行うツールの使い方を正しく把握しておく必要がありますので、従業員一人ひとりに議事録自動作成AIの知識が求められます。ぜひこの機会に、議事録自動作成AIについての理解を深めてみてはいかがでしょうか。

 

議事録自動作成AIのサービス比較と一覧を見る

 

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