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最終更新日:2019/11/8

検索の手間を削減!AIを活用したファイル検索とは?


検索の手間を削減!AIを活用したファイル検索とは?|人工知能を搭載した製品・サービスの比較一覧・導入活用事例・資料請求が無料でできるAIポータルメディア

日々の業務において、必要な書類を探すという機会は数多く訪れるでしょう。その際になかなか目的の書類を見つけることができず、無駄な時間を使ってしまったという経験がある方も多いのではないかと思います。

そのような中で、コンテンツやファイルの検索にかかる手間を大幅に削減できるとして注目を集めているのが、AIを活用したファイル検索です。今回は、AIを活用したファイル検索の特徴やメリットなどを詳しくご紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください。

■情報検索の効率化を実現する「AI搭載のファイル検索」

日々の業務において、さまざまな書類が作成されては保管場所へ移されていくため、当然日を追うごとに検索するファイルの量も増加していきます。そのため、創業したばかりの企業であれば決して難しくはなかったファイル検索も、徐々に大変な作業へと変化していく可能性があるわけです。

しかし、過去のファイルにはさまざまなアイデアが詰まっていたり、今後再び必要になる重要な情報が記されていたりすることもあり、いつでも簡単にファイルを利用できるような状態にしておかなければなりません。そのため、カテゴリや日時などで保管場所を定めているケースもありますが、そのような方法で保管をしても、必ずしも瞬時に必要なファイルを引き出せるわけではないのが実情です。

そういった「ファイル検索の手間」を大幅に削減できるとして、近年はAIを活用したファイル検索のシステムが注目を集めています。AIを搭載しているため、過去の検索データを学習しながら検索結果の表示精度を高めていくことができるのです。

最近では、AI搭載型のファイル検索システムも増えてきている状況ですので、ここからはいくつか代表的なファイル検索システムをご紹介していきます。

 

■IBM Watsonを利用したAI時代のファイル検索「Cogmo Search」

IBM Watsonを利用したAI時代のファイル検索「Cogmo Search(コグモサーチ)」|人工知能を搭載した製品・サービスの比較一覧・導入活用事例・資料請求が無料でできるAIポータルメディア

株式会社アイアクトが提供する「Cogmo Search(コグモサーチ)」は、IBMのAI「Watson」を搭載したファイル検索システムです。この「Cogmo Search(コグモサーチ)」の主な特徴としては、以下のような点が挙げられます。

 

・Watsonの学習機能を利用して検索結果を学習させられる

Watsonが搭載されているため、よりユーザーの目的に沿った検索結果を表示させやすくなります。従来のファイル検索では、重要度を記すタグ情報や見出し、そして使用される単語の量などから、表示されるファイルの優先度が決まっていました。しかし、「Cogmo Search(コグモサーチ)」では過去の検索結果を学習していくため、「ユーザーがその検索で何を求めているのか」といった部分を追求していくことが可能になったのです。

 

・単語に限らず「文章」でも検索可能

従来のサイト内検索やファイル検索では、単語入力によるマッチングが一般的でした。そして、その単語が含まれているファイルのみを表示させるという仕組みだったわけです。しかし、「Cogmo Search(コグモサーチ)」では「●●について教えて下さい」「●●に関する情報が知りたいです」といった文章でも検索ができます。

今後は音声認識によるファイル検索やチャットボットによる問い合わせなども増加していくことが予想されるため、単語だけでなく文章でも検索できる機能は重宝されるでしょう。

 

・WordやPDFファイルでの検索精度を向上できる

HTMLページの場合、キーワードを埋め込んで調整することが可能ですが、WordやPDFなどにおいてはそのような設定が行えません。そのため、どうしても検索の精度を向上することができませんでした。その点、「Cogmo Search(コグモサーチ)」は過去の検索結果を学習していくことで「そのユーザーが求めているファイル」を選び出せるため、これまで以上に検索精度の向上が期待できるのです。

(参照:iactオフィシャルサイト Watsonを利用したサイト内検索・ファイル検索『Cogmo Search(コグモサーチ) 』とは)

 

■社内の情報を横断的に全文検索!「QuickSolution」

社内の情報を横断的に全文検索!「QuickSolution」|人工知能を搭載した製品・サービスの比較一覧・導入活用事例・資料請求が無料でできるAIポータルメディア

住友電工情報システム株式会社が提供する「QuickSolution」は、50TB、1億2,000万ファイルのファイルサーバを1台のPCサーバで検索することができる検索ソフトです。OfficeファイルやPDF、そしてウェブサイトなど、社内に点在する情報を全文検索によって素早く収集することができます。そんな「QuickSolution」の主な特徴としては、以下のような点が挙げられるでしょう。

 

・スマートフォンやタブレットでも検索できる

「QuickSolution」はスマートフォンやタブレットにも対応しているため、外出先でも手軽に社内文書の検索ができます。また、検索補助機能も備わっているため、検索したいキーワードを正確に把握できていない場合でも、サジェストの中から候補キーワードを選択することが可能です。さらに、検索履歴を保存することも可能なので、社内外問わずにスピーディなファイル検索が行えます。

 

・大容量ファイルも高速で検索できる

「QuickSolution」は、1台のPCサーバで50TBのファイルサーバを約3秒で全文検索できる検索エンジンを搭載しています。そのため、大容量のデータにもしっかりと対応することができるのです。さらに、PDF検索の結果画面にはサムネイルが表示されるため、視覚的にも探しているファイルを見つけやすくなっています。高速検索かつサムネイル表示により、大幅な検索時間の短縮が期待できるでしょう。

(参照:住友電工情報システムオフィシャルサイト AIで「探し方」改革! 全文検索・情報活用システムQuickSolution)

 

■「検索時間の短縮」が業務効率化の鍵を握る

働き方改革が進められる昨今において、業務効率化は企業にとって非常に重要なタスクとなっています。その中で、社員一人ひとりの業務における「無駄な時間」を削減することは、業務効率化を図る上で必要不可欠なものと言えるでしょう。

仮に、一人の社員の検索にかける時間を「1日10分」削減することができれば、1ヶ月に最低でも200分(10分×20日)は別の業務に力を注ぐことができるようになるわけです。

人手不足が深刻化する現代において、働き手を増やすことで業務スピードを高めていくというのは現実的ではないかもしれません。むしろ、現状を見つめ直して改善していくことで、生産性の向上を図っていく方が現実的と言えるのではないでしょうか。

その改善を図る上で、まさにAIを活用したファイル検索システムの活用は有効なものと言えます。AIに任せられる業務はAIに任せ、それで浮いた時間を利用して新たな業務に着手するというサイクルを生み出すことが、企業の成功を左右する鍵となるかもしれません。

 

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